Schatten-KI und Cloud-Uploads: Sorgfaltspflichten technisch umsetzen

Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Gemini oder Copilot, um E-Mails zu formulieren, Verträge zusammenzufassen oder Tabellen auszuwerten. Gleichzeitig landen Mandatsakten und Finanzdaten per Synchronisation in OneDrive, SharePoint oder Google Drive.

Beides geschieht meist aus Zeitdruck, nicht aus böser Absicht. Ein Verbot verschiebt die Nutzung oft nur auf private Geräte, wo sie niemand mehr sieht.

Art. 8 DSG verlangt eine dem Risiko angemessene Datensicherheit durch technische und organisatorische Massnahmen. Für Berufsgeheimnisträger gilt zusätzlich Art. 321 StGB. Eine Richtlinie zeigt, was erlaubt ist, belegt aber nicht, was tatsächlich geschieht, und hält keine Datei davon ab, unverschlüsselt in einer Cloud zu liegen.

Eine Browser-Erweiterung erfasst Eingaben in ausgewählte Web-KI-Dienste direkt am Arbeitsplatz, verschlüsselt sie im Browser mit AES-256-GCM und verkettet die Einträge mit SHA-256. Eine Ampel weist auf mögliche sensible Formate wie IBAN- oder AHV-Nummern hin.

Grenze: In der Version 1.4.1 (Edge) protokolliert der Agent, ohne zu blockieren oder zu maskieren; die in Firefox und Chrome freigegebene Version 1.5.0 kann zusätzlich maskieren oder das Absenden anhalten. Bereits gesendete Daten erreichen den KI-Anbieter.

Vertrauliche Dateien werden lokal im Browser verschlüsselt und als portable .vault-Datei gespeichert, bevor sie in die Cloud gelangen. Der Cloud-Speicher erhält nur Chiffrat; der Schlüssel entsteht aus der Passphrase des Unternehmens und verlässt den Browser nicht.

Grenze: Heute manuell pro Datei, ohne automatische Ordnerüberwachung oder direkte Cloud-Anbindung. Maskierung nur für Text, CSV und JSON.

PromptAudit ist eine Schweizer Software, die beide Massnahmen abdeckt: den Capture Agent für Web-KI-Eingaben und den Pre-Cloud Data Shield für Dateien. Beides läuft im Browser ohne Server-Installation.

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Genügt eine interne KI-Richtlinie als Datenschutzmassnahme?

Eine Richtlinie ist eine organisatorische Massnahme. Art. 8 DSG verlangt angemessene technische und organisatorische Massnahmen. Ob eine Richtlinie allein ausreicht, hängt vom Risiko der bearbeiteten Daten ab und ist im Einzelfall zu beurteilen.

Wie lässt sich die Nutzung von ChatGPT oder Copilot nachvollziehen, ohne KI zu verbieten?

Mit einer Protokollierung am Arbeitsplatz: Eingaben in ausgewählte Web-KI-Dienste werden im Browser erfasst, dort verschlüsselt und in einer SHA-256-Kette verkettet. So wird sichtbar, welche Datenkategorien betroffen sind. Bereits gesendete Daten erreichen den KI-Anbieter trotzdem.

Wie schützt man vertrauliche Dateien vor dem Upload in OneDrive, SharePoint oder Google Drive?

Indem die Datei vor dem Upload lokal verschlüsselt wird. Der Cloud-Speicher erhält dann nur Chiffrat. Der Schlüssel bleibt beim Unternehmen. Ohne Passphrase oder Wiederherstellungsschlüssel lässt sich die Datei nicht öffnen.

Schützt lokale Verschlüsselung vor ausländischen Behördenzugriffen wie dem US CLOUD Act?

Lokale Verschlüsselung verringert das Risiko, weil der Anbieter keinen Schlüssel besitzt und Behörden beim Anbieter nur Chiffrat herausverlangen können. Sie ersetzt keine rechtliche Beurteilung und schützt nicht Daten, die unverschlüsselt anderswo liegen.

Die Fragen und Antworten sind auf Deutsch hinterlegt.

Dieser Leitfaden dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. PromptAudit ist keine Zertifizierung und sichert keine Gesetzeskonformität zu.